Zeetpy Maisana

Pertanyaan No. 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Jawaban

Untuk menjawab pertanyaan diatas terlebih dahulu kita harus membedakan antara software atau perangkat lunak dengan sistem informasi.

Software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers)  dapat didefinisikan sebagai program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data. Sementara sistem informasi, menurut O’Brien didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu organisasi.

Berdasarkan uraian diatas, maka pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Terdapat 2 hal yang perlu di pertimbangkan dalam pengembangan software, yang pertama adalah produk atau software itu sendiri serta proses pengembangannya. Produk, sendiri terdiri dari program, dokumen, dan data, sementara proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal.

Produk dari perangkat lunak dipantau melewati beberapa tahap pengembangan yang dikenal juga sebagai system development life cycle (SDLC). Contoh dari SDLC antara lain model waterfall, model V, model spiral, prototyping dan lain-lain. Sedangkan proses manajemen dalam pengembangan software lunak terdiri atas manajemen proyek, configuration management, quality assurance management. Sementara, proses teknikal merupakan metode yang diaplikasikan pada tahap tertentu dalam pengembangan software, yang didalamnya termasuk metode analisis, metode desain, metode pemrograman, dan metode testing.

Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

1. Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti:

1. Perencanaan & estimasi proyek

Karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database

1. Analisis kebutuhan sistem dan software

Yaitu, suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

1. Desain struktur data

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

1. Arsitektur program dan prosedur algoritma
2. e. Coding

Merupakan proses penterjemahan desain ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

1. Testing dan pemeliharaan

Segera sesudah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.

Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external, misalnya adanya sistem operasi baru atau peripheral baru atau karena permintaan dari customer untuk melakukan proses penyempurnaan software.

1. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.

1. Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Ketiga elemen diatas yang memungkinkan manajer mengontrol proses pengembangan software dan memberikan praktisi dasar yang baik untuk pembentukan software berkualitas.

Dalam model atau paradigma pengembangan software, terdapat 3 metode yang secara luas dipergunakan, yaitu:

1. 1. System Development Life Cycle (SDLC)

Yaitu, proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multi-langkah dari investigasi persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (sumber: Russel Kay, Computer World).

SDLC terdiri dari beberapa jenis model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya, seperti gambar dibawah ini:

1. a. Waterfall model

Gambar 1. SDLC waterfall model

Berikut merupakan penjelasan setiap fase atau tahapan yang terjadi pada waterfall model:

1)   Tahap Investigasi

Pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:

a)    Initialisasi, pada initialisasi akan terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.

b)   Definisi formal, pada proses ini dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala, dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru.

c)    Uji kelayakan, yang terdiri dari:

1. Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
2. Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
4. Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).

2)   Tahap Analisa

Pada tahap ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:

a)    Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.

b)   Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).

c)    Menghasilkan desain sistem alternatif

d)   Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan

e)    Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.

3)   Tahap Desain

Yaitu, merupakan tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:

a)    User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design.

b)   Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.

c)    Process design, merupakan desain program prosedur sistem

4)   Tahap Implementasi

Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti:

a)    Evaluasi hardware, software dan jasa

b)   Modifikasi dan pengembangan software

c)    Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.

d)   Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.

e)    Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.

f)    Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.

g)   Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain:

1. Parallel strategy
2. Pilot strategy
3. Phased strategy dan
4. Plunge strategy

5)   Tahap Pemeliharaan (maintenance)

Pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.

Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain:

1. Keunggulan:

1)   Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2)   Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.

3)   Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen.

1. Kelemahan:

1)   Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).

2)   Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi

3)   Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.

4)   Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.

5)   Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.

1. b. Spiral Model

Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya, seperti gambar berikut

Gambar 2. SDLC spiral model

Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

1. Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

1. Perencanaan

Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber–sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

1. Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

1. Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

1. Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

1. Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.

1. 2. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek.

Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3. RAD  approach

Berikut merupakan penjelasan setiap fase yang dilalui metode Rapid Aplication Development (RAD):

1. a. Bussiness modeling

Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan seperti:

1)   Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis?

2)   Informasi apa yang di munculkan?

3)   Siapa yang memunculkanya?

4)   Ke mana informasi itu pergi?

5)   Siapa yang memprosesnya?

1. b. Data modeling

Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

1. c. Prosess modelling

Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

1. d. Aplication generation

RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada (pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat – alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

1. e. Testing and turnover

Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus dilatih secara penuh.

Keunggulan dan kelemahan model RAD adalah :

Keunggulan:

1. Waktu pengembangan yang lebih singkat dan
2. Biaya yang relatif lebih murah

Kelemahan:

1. Tidak cocok untuk proyek skala besar
2. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi
3. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model
4. Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini

1. 3. Prototyping

Berikut merupakan gambar dari proses pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Gambar 4. Prototyping approach

Proses pada model prototyping yang digambarkan pada gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. a. User Requirements

Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan pada tahap ini,

1. b. Develop Prototype

Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah diketahui.

1. c. Revise Prototype

Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien. Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat digunakan, akan tetapi jika  prototype tersebut tidak sesuai, maka prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian dikembangkan prototype selanjutnya. Siklus ini (develop-revise prototype) akan terus berlangsung hingga didapatkan prototype sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien atau user.

Berikut merupakan keunggulan dan kelemahan pada pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Keunggulan:

1. Meningkatnya komunikasi antara user dan developer
2. Peningkatan peran aktif user didalam proses pengembangan
3. Peningkatan efisiensi waktu
4. Implementasi sistem menjadi lebih mudah karena user turut berperan aktif didalam proses pengembangan

Kelemahan:

1. Kurangnya fitur keamanan dan kontrol pada prototype akhir sistem
2. Sistem akan sulit terbentuk jika proses evaluasi pada siklus prototype tidak mendapatkan titik temu.
3. Dapat menyebabkan dokumentasi akhir yang tidak lengkap
4. Developer lebih sulit mengendalikan ekspektasi user

Seperti yang telah dijelaskan, setiap metode pengembangan software memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, sehingga tidak ada metode pengembangan terbaik yang absolut, akan tetapi gambar berikut dapat dijadikan acuan bagi klien atau user untuk memilih metode pengembangan yang sesuai:

Gambar 5. System Development

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, metode pengembangan prototyping cocok digunakan jika klien atau user lebih mementingkan kecepatan proses pengembangan dibandingkan dengan stabilitas sistem yang terbentuk, sementara jika klien menginginkan stabilitas sistem yang lebih baik maka metode SDLC lebih sesuai untuk digunakan.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.

Pertanyaan No 2

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Jawaban

Konversi sistem merupakan tahap pergantian atau peralihan yang digunakan developer sistem dalam rangka menggantikan sistem lama ke sistem baru disuatu organisasi. Pada tahap ini terkadang pergantian sistem berjalan tidak sesuai dengan ekspektasi pihak-pihak terkait (user dan vendor), sehingga dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dalam konversi sistem dan dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena penyebab kegagalan ini dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut. Berikut merupakan fenomena penyebab kegagalan perusahaan didalam menerapkan sistem informasi berdasarkan ketiga pihak diatas:

1. 1. Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan sehingga, menyebabkan pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang kabur, akibatnya ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas dan pada akhirnya meningkatkan resiko kegagalan dalam proses konversi.
2. Hal yang sama juga dapat disebabkan karena pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah, sehingga mempersulit pihak developer didalam menangkap keinginan konsumen.
3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sehingga, sebagian besar jajaran direksi perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan sistem informasi baru di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi sistem informasi di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan, akibatnya sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja, sehingga  timbulnya kecenderungan untuk mempertahankan status quo atau comfort zone mereka, akibatnya berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai.
6. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga timbulnya ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
7. Kurangnya sosialisasi terhadap konversi ke sistem baru kepada segenap karyawan perusahaan, sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung terjadinya perubahan sistem.
   1. 2. Vendors
   2. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
   3. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
   4. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
   5. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
   6. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.
      1. Users
   7. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.
   8. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
   9. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
   10. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.
   11. Perusahaan memiliki SDM dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda dan sebagian besar kemampuannya berasal dari manajemen fungsional perusahaan.

Selain faktor diatas, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru juga dipengaruhi oleh beberapa aspek lain seperti:

1. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

1. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

1. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

1. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. 1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

Gambar 6. Konversi Langsung

1. 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

Gambar 7. Konversi pararel

1. 3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface

dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Gambar 8. Konversi bertahap

Keterangan gambar

• Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
• Sistem harus disegmentasi
• Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
• Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.

1. 4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misaSnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hai perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk meiatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Gambar 9. Pilot conversion

• Perlunya segmentasi organisasi.
• Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
• Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
• Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

1. Format file tersebut
2. Isi file tersebut
3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

1. 1. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

1. 2. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Mengkonversi File Data

Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat diklasifikasikan menjadi

1. File Master

Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

1. File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

1. File Indeks

File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

1. File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

1. File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

Tahap akhir dalam siklus pengembangan system yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem => termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.

Rencana Implementasi

Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek).

Team Implementasi, terdiri dari:

1. Profesional sistem yang merancang sistem
2. Para manajer dan beberapa staff
3. Perwakilan Vendor
4. Pemakai Primer
5. Pengcode
6. Teknisi

Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :

1. Persiapan tempat
2. Pelatihan personil
3. Persiapan/pembuatan dokumentasi
4. Konversi file dan sistem
5. Peninjauan Pasca Implementasi

Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan :

1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)

Pelatihan Personil

1. Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar.
2. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru

Yang perlu diberi pelatihan :

1. Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tersebut.
2. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
3. Manajer Umum
4. Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem

Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :

Cakupan pelatihan :

Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.

Program Pelatihan :

1. Pelatihan In house
2. Pelatihan yang disediakan oleh vendor
3. Jasa pelatihan luar

Teknik dan Alat bantu pelatihan :

1. Teleconferencing
2. Perangkat lunak pelatihan interaktif
3. Pelatihan dengan instruktur
4. Pelatihan magang
5. Manual prosedur
6. Buku teks

Perangkat lunak pelatihan interaktif :

1. CBT (Computer-Based Training)
2. ABT (Audio-Based Training)
3. VBT (Video-Based Training)
4. VOD (Video-Optical Disk)

Menyiapkan Dokumen

Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)

Tujuan Dokumentasi :

1. Pelatihan
2. Penginstruksian
3. Pengkomunikasian
4. Penetapan standart kinerja
5. Pemeliharaan sistem
6. Referensi historis

Menyiapkan Dokumen

Empat Area Utama Dokumentasi :

1. Dokumentasi Pemakai
2. Dokumentasi Sistem
3. Dokumentasi Perangkat Lunak
4. Dokumentasi Operasi

Gambar 10. Rencana implementasi sistem (PERT)

Mengkonversi Sistem Baru

Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.

Gambar 11. Evaluasi sistem baru setelah implementasi

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
2. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:

1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Pertanyaan No. 3

Apa urgensi maintainaibility dari suatu software? Jelaskan!

Jawaban

Software quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara profesional (Dunn, 1990). Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki.

Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik	Sub karakteristik
Functionality : Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya.	Suitability, accuracy, interoperability, security
Reliability : Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.	Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability : Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.	Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency : Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.	Time behaviour, Resource Utilization
Maintainability : Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan)	Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability : Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.	Adaptability, Installability

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti Analyzability, Changeability, Stability, dan Testability.

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan. Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

Di sisi lain pengertian Stability, adalah tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance:

1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.

1. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.

1. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun. Hal ini ditunjukkan seperti gambar berikut:

Gambar 12. Performance requirements

Pertanyaan No. 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Jawaban

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

Gambar 13. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar 14. Arsitektur ERP 3-tier

1. 1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

1. 2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

1. 3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. 1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

1. 2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP
2. a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b)   Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)   Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)  Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) EC – Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal

berikut:

a)   Kondisi keuangan perusahaan

b)   Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)   Investasi

d)  Maintenance dari aset perusahaan

e)   Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f)    Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)   Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

1. b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3) MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)   Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)   Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)   Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)  Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)   Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

1. c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1)   Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2)   Melindungi data personalia dari pihak luar

3)   Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

1. 3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta
   1. 4. Kegagalan Implementasi ERP

Kegagalan penerapan ERP dapat disebabkan karena:

1. Terlalu meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan dan pelatihan sistem ERP.
2. Kegagalan untuk melibatkan sumber daya manusia terkait didalam perencanaan dan pengembangan.
3. Terlalu tergesa-gesa menerapkan ERP
4. Kurangnya pelatihan
5. Kegagalan melakukan konversi dan pengujian data
6. Terlalu mengandalkan vendor ERP atau perusahaan konsultan

Daftar Pustaka

1. O’brien, J.A. 2004. Management Information System:Managing Information Technology in the Business Enterprise. 6^th ed. McGraw Hill. New York. Amerika.
2. McLeod, Raymond, Management Information System, 7­^th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
3. Modul Enterprise Resource Planning (ERP), http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27 di akses 10 juli  2010
4. Enterprise Resource Planning, http://poetramaloe.web.id/2009/03/enterprise-resource-planning-erp-bag-1-definisi/ di akses 10 Juli 2010
5. www.computerworld.com diakses 10 juli 2010
6. Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak, www.asep-hs.web.ugm.ac.id/Artikel/RPL/RPL.pdf diakses 10 juli 2010