1

Teori Relativitas

Saat anda berkendara anda akan bergerak relatif terhadap jalanan disekeliling anda, akan tetapi pada saat yang sama anda juga relatif diam terhadap kendaraan anda. Lalu, sebenarnya anda bergerak atau diam? Jawabannya tergantung anda memandang dari sudut pandang mana. Lalu, muncul lagi pertanyaan bagaimana menyamakan persepsi dari sesuatu yang bergerak dari sudut pandang manapun. Menurut Einstein, segala sesuatu adalah relatif kecuali kecepatan cahaya, dalam teori relativitasnya Einstein telah membantu kita menyamakan persepsi terhadap benda bergerak.

Teori Relativitas yang dikemukakan Einstein dibedakan menjadi teori relativitas khusus yang menjelaskan bagaimana menyamakan persepsi antara sesuatu yang bergerak dan sesuatu yang diam terhadap dimensi ruang dan waktu, hal ini dikarenakan sesuatu yang bergerak dan diam memiliki acuan yang relatif satu sama lainnya, sehingga terjadi perbedaan persepesi disebabkan karena sesuatu yang bergerak akan memiliki:

  • Dimensi panjang yang lebih pendek (kontraksi panjang)
  • Waktu yang lebih panjang atau lambat (dilatasi waktu) dan
  • Massa yang lebih besar


Dimana:

γ      = Konstanta Laplace

l      = Panjang benda bergerak

l0 = Panjang benda diam

Δt    = Interval waktu benda bergerak

Δt0 = Interval waktu benda diam

m    = Panjang benda bergerak

m0 = Panjang benda diam

u     = Kecepatan benda bergerak

c     = Kecepatan cahaya (299.792.458 m/s)

Sesuatu yang bergerak tentu mempunyai energi kinetik. Lalu, bagaimana, dengan energi kinetik relativistik benda yang bergerak?

Persamaan 5 ini yang menjadi dasar dari pembuatan bom atom. Inti yang tidak stabil dari elemen yang terdapat didalam bom atom seperti Uranium-237 (U-237) menyebabkan elemen tersebut mudah mengalami peluruhan menjadi inti yang lebih stabil (U-235) dan kehilangan massa sebesar 2 satuan. Menurut Einstein dengan persamaannya yang terkenal E= mc2, massa tersebut tidak hilang akan tetapi dikonversi menjadi energi, akibatnya 2 satuan massa yang hilang dikalikan faktor kecepatan cahaya dikuadratkan akan menjadi energi yang sangat besar sehingga mampu menyebabkan kota Hiroshima dan Nagasaki luluh lantak.

Namun, teori relativitas khusus hanya menjelaskan terjadinya interval ruang dan waktu dari suatu benda yang bergerak, terutama jika benda tersebut bergerak mendekati kecepatan cahaya, teori ini didasarkan pada anomali atau penyimpangan hukum newton pada gelombang elektromagnetik (mikroskopis), teori relativitas khusus tidak menjelaskan pengaruh medan gravitasi, karena Einstein mengabaikan adanya medan gravitasi yang relatif lemah antar partikel. Namun, Einstein kemudian menyempurnakan teori relativitas khususnya, dalam teori relativitas umum, untuk menjelaskan alam semesta secara makrokosmis.

Einstein memiliki pandangan yang berbeda dengan Newton didalam melihat pengaruh medan gravitasi terhadap pergerakan planet-planet. Menurut Einstein ruang angkasa (semesta) yang menyebabkan pergerakan planet-planet berbentuk elips. Sementara, Newton, dalam teori mekanikanya mengatakan bahwa medan gravitasi yang menyebabkan pergerakan planet-planet terhadap matahari berbentuk elips.

Bagaimana Einstein menjelaskan pergerakan planet-planet? Secara sederhana, teori relativitas umum menjelaskan mengapa bintang, dan planet-planet bergerak dalam orbitnya. Einstein dalam relativitas umum menjelaskan bagaimana materi menyebabkan melengkungnya ruang dan waktu serta  menggambarkan bagaimana melengkungnya ruang menyebabkan pergerakan benda-benda disekitarnya. Dengan kata lain, materi memberitahu bagaimana harus melengkungkan/memelarkan dirinya, dan ruang memberitahu bagaimana seharusnya materi bergerak.

Anda dapat melakukan eksperimen sederhana untuk membuktikan teori ini, caranya bentangkanlah sebuah kain diudara dan taruh dibentangan kain tersebut sesuatu yang cukup berat. Apa yg anda taruh dibentangan kain tersebut akan menyebabkan kain tersebut melengkung karena adanya gaya gravitasi, selanjutnya taruh benda lain yang memiliki permukaan bundar, dengan cara melemparkan benda bundar tersebut dibentangan kain yang telah melengkung. Hasilnya anda akan mendapatkan benda bundar tersebut bergerak dalam bentuk lingkaran tak sempurna (elips) mengelilingi benda berat pada bentangan kain tersebut, eksperimen ini identik dengan yang terjadi pergerakan di alam semesta, dimana bentangan kain menggambarkan alam semesta, sementara benda berat identik dengan matahari dan benda bundar merupakan planet-planet yang mengelilingi matahari.

Referensi:

  1. Castro, Carlos. Pavsic, Matej. “The Extended Relativity Theory in Clifford Spaces” Progress in Physics Vol. I, 2005.
  2. P.A.M Dirac. “Teori Relativitas Umum” tahun 2005.
  3. www.astronomynotes.com

Pengambilan Keputusan

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Tumbuh serta berkembangnya suatu organisasi hingga meraih keberhasilan atau kegagalan merupakan fungsi dari keputusan para manager sebagai para pembuat keputusan (decision makers). Keputusan yang dibuat para decision makers dapat memiliki resiko serta ketidakpastian yang tinggi tanpa adanya jaminan keberhasilan keputusan yang dibuat, dalam kenyataan terkadang proses membuat keputusan (decision making) merupakan sebuah proses trial and error.

Banyak organisasi yang membuat keputusan yang salah, sebagai contoh adalah keputusan Microsoft untuk segera me-release sistem operasi terbarunya windows vista untuk menggantikan sistem operasi windows xp, keputusan Microsoft untuk segera mengeluarkan sistem operasi ini tidak didukung dengan fleksibilitas sistem operasi tersebut dalam menunjang perangkat-perangkat multimedia yang bersifat plug and play, sehingga banyak perangkat tersebut yang tidak dapat berfungsi seperti seharusnya. Akibatnya, sales dari vista operating system menjadi nilai merah bagi Microsoft meskipun Microsoft telah mencoba mensiasatinya dengan cara memberikan bundle sistem operasi tersebut kedalam laptop atau personal computer (PC). Berbeda dengan kasus Microsoft banyak juga manajer membuat keputusan yang efektif sehingga membawa keberhasilan bagi organisasi, sebagai contoh adalah keputusan Meg Whitman untuk mendirikan sebuah trading company yang berbasis internet, sehingga lahirlah eBay.

Ada banyak pendekatan mengenai bagaimana pengambilan keputusan dilakukan dalam suatu organisasi oleh para manajer sebagai decision makers, yang dapat dibedakan menjadi dua berdasarkan prosesnya, yakni pembuatan keputusan individu yang meliputi Rational Approach dan Bounded Rationality serta proses pembuatan keputusan organisasi yang terdiri dari PerspectiveManagement science approach, Carniege model, Incremental decision proses model, Garbage can model.

B. Studi  Kasus

Penahanan yang dilakukan Polri terhadap dua Pimpinan KPK (komisi pemberantasan korupsi) non-aktif Bibit Samad Rianto dan Chandra M Hamzah terkait dugaan penyalahgunaan wewenang kekuasan menimbulkan gemuruh politik yang sangat keras. Berbagai lapisan masyarakat Indonesia baik masyarakat umum, mahasiswa, politikus dan tokoh masyarakat secara bertubu-tubi mengungkapkan kekecewaannya pada kepolisian, kejaksaan, bahkan pemerintah.

Permasalahan ini bila dicermati tampaknya bukan sekedar adanya kasus seorang Bibit atau Chandra. Bagi sebagian aparat hukum dan praktisi hukum mungkin saja kasus ini adalah hal biasa. Tetapi karena akumulasi berbagai ketidakpercayaan publik kepada aparat penegak hukum dan penegak keadilan di negeri ini, kasus ini menjadi luar biasa. Ketidakpercayaan yang berlarut-larut yang tidak terselesaikan inilah yang mengakibatkan kecurigaan berlebihan dari berbagai kalangan dalam menyikapi kasus ini. Apalagi dari hasil sadapan telepon oleh KPK menginterpretasikan bagaimana Anggodo sang cukong besar dengan mudahnya mengatur skenario penangkapan Bibit Chandra. Dari sinilah mulai muncul kecurigaan skenario kriminalisasi KPK. Akhirnya saat ini angin sedang berhembus di belakang KPK untuk melawan ancaman pemidanaan oleh polisi.

Bahkan presiden sebagai decision makers dengan manajemen krisisnya mencoba memberikan terobosan hukum dan politik dengan membentuk Tim Pencari Fakta (TPF) yang disebut tim delapan. Tindakan ini adalah pilihan terakhir presiden untuk menyikapi mistrust dan distrust yang sedang terjadi dalam masyarakat terhadap aparat penegak hukum di Indonesia. Tetapi tindakan inipun juga tidak sanggup meredam kegelisahan publik.

C. Tujuan

Tulisan ini dibuat sebagai pendalaman materi kuliah Teori Organisasi dan Manajemen Pengetahuan untuk mengetahui bagaimana proses pengambilan suatu keputusan oleh decision makers dalam dunia nyata.

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Definisi

Proses pembuatan keputusan dalam organisasi dapat didefinisikan sebagai proses mengidentifikasi serta menyelesaikan masalah. Proses ini terdiri dari dua tahapan, yaitu:

Tahap Identifikasi Masalah

Pada tahap ini informasi mengenai kondisi lingkungan serta organisasi di monitor untuk menentukan apakah kinerja organisasi memuaskan atau tidak, pada tahap ini juga dilakukan diagnosa penyebab terjadinya kekurangan pada organisasi, jika terjadi kemunduran kinerja.

Tahap Penyelesaian Masalah

Adalah tahap dimana terjadi pertimbangan terhadap setiap alternatif keputusan, pada tahap ini satu alternatif akan dipilih sebagai alternatif yang akan dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah yang dialami organisasi.

Berdasarkan kompleksitasnya keputusan organisasi dapat dibedakan menjadi dua kategori, yakni:

Keputusan Terprogram

Merupakan keputusan yang berulang dan telah ditentukan sebelumnya, dalam keputusan terprogram prosedur dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang dialami organisasi. Keputusan terprogram memiliki struktur yang baik karena pada umumnya kriteria bagaimana suatu kinerja diukur sudah jelas, informasi mengenai kinerja saat ini tersedia dengan baik, terdapat banyak alternatif keputusan, dan tingkat kepastian relatif yang tinggi. Tingkat kepastian relatif adalah perbandingan tingkat keberberhasilan antara 2 alternatif atau lebih. Contoh keputusan terprogram adalah, aturan umum penetapan harga pada industri rumah makan dimana makanan akan diberi harga hingga 3 kali lipat dari direct cost.

Keputusan Tidak Terprogram

Keputusan ini belum ditetapkan sebelumnya dan pada keputusan tidak terprogram tidak ada prosedur baku yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan. Keputusan ini dilakukan ketika organisasi menemui masalah yang belum pernah mereka alami sebelumnya, sehingga organisasi tidak dapat memutuskan bagaimana merespon permasalahan tersebut, sehingga terdapat ketidakpastian apakah solusi yang diputuskan dapat menyelesaikan permasalahan atau tidak, akibatnya keputusan tidak terprogram menghasilkan lebih sedikit alternatif keputusan dibandingkan dengan keputusan terprogram selain itu tingginya kompleksitas dan ketidakpastian keputusan tidak terprogram pada umumnya melibatkan perencanaan strategik.

B. Proses Pengambilan Keputusan Individu (Individual Decision Making)

Proses pembuatan keputusan individu yang dihasilkan oleh manager dapat dibedakan menjadi dua macam, pertama rational approach pendekatan ini menuntut manajer untuk membuat keputusan dan kedua adalah bounded rationality perspective yang menjelaskan bagaimana keputusan dibuat dibawah keterbatasan waktu dan sumber daya.

a. Rational Approach

Merupakan sebuah pendekatan rasional yang menekankan analisis permasalahan secara sistematis yang diikuti dengan pemilihan alternatif serta implementasi keputusan tersebut  proses pembuatan keputusan secara individu. Pendekatan ini merupakan model ideal bagaimana keputusan dibuat dan pada praktiknya pendekatan ini tidak sepenuhnya dapat dicapai dalam dunia nyata. Menurut model ini keputusan dibuat melalui 8 tahap, antara lain:

1) Monitor the decision environment

Pada tahap ini, manajer memonitor informasi yang mengindikasikan terjadinya penyimpangan baik itu informasi yang bersifat internal maupun eksternal.

2) Define the decision problem

Pada tahap ini dilakukan identifikasi detail dari permasalahan yang terjadi.

3) Specify decision objectives

Pada tahap ini manajer menentukan apa yang ingin dicapai oleh keputusan yang akan dibuat.

4) Diagnose the problem

Di tahap ini manajer  menelusuri lebih lanjut serta menganalisa apa yang menjadi sumber permasalahan.

5) Develop alternative solutions

Manajer mengemukakan tidak hanya satu alternatif keputusan dalam menangani masalah.

6) Evaluate alternatives

Pada tahap ini teknik-teknik statistik atau pengalaman pribadi dapat digunakan untuk mencari alternatif keputusan dengan tingkat keberhasilan tertinggi.

7) Choose the best alternative

Pada tahap ini kemampuan seorang manajer diuji untuk memutuskan alternatif keputusan mana yang harus dipilih, sehingga ditahap ini akan dihasilkan alternatif keputusan tunggal sebagai solusi dari permasalahan yang terjadi.

8) Implement the chosen alternative

Pada tahap ini manager mulai menggunakan kemampuan persuasif dan administratif manjerial yang dimilikinya. Manajer juga dituntut untuk memberikan arahan guna menjamin keputusan yang diambil dilaksanakan dengan baik.

b. Bounded Rationality Perspective

Pendekatan proses pengambilan keputusan secara rasional sangat sulit dilakukan karena pada kenyataannya manajer dalam dunia nyata dituntut untuk melakukan pengambilan keputusan yang cepat, sehingga dalam pengambilan keputusan manajer akan terbatasi oleh waktu, faktor internal dan eksternal serta sifat alamiah suatu permasalahan yang tidak memungkinkan untuk dilakukannya suatu analisa menyeluruh terhadap permasalahan tersebut. Hal ini menjadikan pengambilan keputusan secara rasional menjadi terbatasi (bounded rationality perspective). Pengambilan keputusan menggunakan pendekatan ini umumnya lebih menekankan pada aspek intuisi, pengalaman dan penilaian (judgement) dibandingkan dengan langkah-langkah logis. Intuisi tidak selalu bersifat irasional, karena intuisi didasarkan atas pengalaman bertahun-tahun dari seorang manajer terhadap pekerjaannya yang telah tersimpan di alam bawah sadarnya. Intuisi akan menghasilkan keberanian serta firasat mengenai alternatif keputusan mana yang diperkirakan dapat memecahkan permasalahan, sehingga intuisi akan mempersingkat waktu dalam pengambilan keputusan.

C. Proses Pengambilan Keputusan Organisasi

Pada level organisasi keputusan yang dibuat umumnya tidak berasal dari satu manajer tapi merupakan kombinasi keputusan yang melibatkan seluruh manajer pada suatu organisasi. Berdasarkan penelitian terdapat 4 macam proses pengambilan keputusan pada level organisasi, yaitu: PerspectiveManagement science approach, Carniege model, Incremental decision proses model, Garbage can model.

a. Management Science Approach

Pendekatan manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai pendekatan rasional pengambilan keputusan pada level organisasi. Pendekatan ini merupakan alat yang baik dalam proses pengambilan keputusan organisasi, terutama jika permasalahan yang terjadi dapat dianalisa serta variabel permasalahan dapat di identifikasi serta terukur. Kelemahan model ini adalah tidak banyak permasalahan dengan data kuantitatif yang memadai dan proses penyampaian tacit knowledge (pengetahuan yang dimiliki setiap manajer) umumnya sukar dilakukan. Keputusan yang dihasilkan menggunakan pendekatan ini dapat berupa kesimpulan kualitatif, kuantitatif atau kombinasi keduanya.

b. Carnegie Model

Model ini dapat digambarkan sebagai model bounded rationality perspective pada level organisasi. Model ini menjelaskan pengambilan keputusan melalui beberapa tahapan sebagai berikut:

1)        Adanya ketidakpastian karena terbatasnya informasi yang dapat diperoleh manajer serta konflik kepentingan yang terjadi karena setiap manajer memiliki tujuan, opini, nilai, serta pengalaman yang berbeda-beda akan mendorong terjadinya koalisi antar manajer.

2)        Koalisi akan dibutuhkan selama proses pengambilan keputusan karena:

a)         Ambiguitas tujuan organisasi dan inkonsistensi tujuan dari departemen operasi.

b)        Manajer tidak memiliki waktu, sumber daya serta kapasitas mental untuk mengidentifikasi setiap dimensi serta memproses seluruh informasi yang relevan dengan keputusan yang akan dibuat.

Terbentuknya koalisi antar manajer memungkin kan terjadinya diskusi, interpretasi tujuan serta permasalahan, tukar pendapat, menentukan prioritas masalah, serta dukungan secara sosial terhadap permasalahan beserta solusinya.

3)        Koalisi akan mempermudah pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada.

4)        Solusi yang ada akan menghasilkan keputusan yang akan memberikan solusi memuaskan (satisficing) dan bukan solusi optimal bagi organisasi. Hal ini terjadi karena adanya problemistic search, yaitu kondisi dimana manajer terpaku pada lingkungan koalisi yang terbentuk sehingga mereka hanya mengharapkan solusi yang secepatnya dapat memecahkan masalah tanpa mempertimbangkan optimalisasi organisasi.

Kelemahan model Carnegie antara lain, terkadang sulit untuk membangun koalisi yang solid, diskusi dalam tubuh koalisi biasanya memerlukan waktu lama untuk mencapai suatu kesepakatan dan keputusan yang dihasilkan biasanya hanya memberikan solusi satisficing, selain itu model ini juga menekankan pentingnya persetujuan politik (political bargaining) sehingga model Carnegie cocok digunakan dalam mengidentifikasi masalah yang terjadi di organisasi.

c. Incremental Decision Process Model

Model ini pengambilan keputusan ini menyerupai dengan model pengambilan keputusan secara Carnegie, yang menekankan lebih detail pada tahapan mulai dari identifikasi masalah hingga solusinya, namun kurang menekankan pada faktor sosial dan politik. Tahapan pengambilan keputusan dapat dijabarkan melalui 3 fase, yaitu:

1) Identification Phase

Fase identifikasi ini diawali dengan rekognisi, yaitu suatu keadaan dimana para manajer menjadi sadar akan adanya masalah dan perlunya mengambil suatu keputusan. Rekognisi pada umumnya distimulasi oleh adanya masalah yang tercermin dari perubahan lingkungan eksternal organisasi sehingga terjadi penurunan kinerja. Kemudian, setelah rekognisi manajer akan melalui langkah selanjutnya, yakni diagnosis dimana terjadi pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk menjelaskan masalah yang terjadi.

2) Development Phase

Pada fase ini terbentuk beberapa solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang sebelumnya telah teridentifikasi. Solusi ini terbentuk melalui dua cara, antara lain:

a) Search

Pada cara ini dapat digunakan prosedur dalam mencari alternatif keputusan.

b) Design

Setelah itu dilakukan pemilihan desain solusi yang diinginkan melalui proses trial-and-error.

3) Selection Phase

Fase dimana terjadi pemilihan solusi. Pemilihan solusi ini dilakukan melalui 3 cara, pertama penilaian (judgement) dimana para pembuat keputusan melakukan penilaian terhadap alternatif-alternatif solusi yang ada. Kedua, perundingan (bargaining), perundingan akan terjadi jika pemilihan solusi melibatkan lebih dari satu pembuat keputusan, diskusi dan perundingan ini akan berjalan hingga terbentuk sebuah koalisi seperti yang dijelaskan pada model Carnegie diatas. Ketiga, pemberian wewenang (authorization) pada tahap ini keputusan akan disebarluaskan kepada setiap hirarki organisasi hingga level terbawah dari hirarki.

d. Garbage Can Model

Model ini merupakan hasil evolusi dari Carnegie Model dan Incremental Decision Process Model. Perbedaannya adalah, jika Carnegie dan Incremental Decision Process Model memberikan informasi mengenai bagaimana keputusan tunggal terbentuk, maka Garbage Can Model menggambarkan bagaimana alur setiap keputusan dibuat dalam organisasi secara keseluruhan. Beberapa karakteristik mengenai model ini adalah:

1) Organized anarchy

Yaitu suatu keadaan dimana terjadi tingkat ketidakpastian yang sangat tinggi, sehingga terjadi anarki organisasi dimana terjadi penyimpangan otoritas vertikal dari hirarki serta keputusan birokratik. Anarki organisasi ditandai dengan adanya perubahan yang cepat dan kolektif terhadap lingkungan birokrasi.

2) Streams of events

Karakteristik lain dari Garbage Can Model adalah proses pengambilan keputusan yang tidak berurutan dimana seharusnya pengambilan keputusan seharusnya diawali dengan adanya suatu masalah dan berakhir dengan ditemukannya solusi. Pengambilan keputusan yang terjadi pada model ini mengikuti aliran sebagai berikut:

a)    Problems

Masalah muncul saat terjadi ketidakpuasan terhadap kinerja.

b)   Potential solution

Merupakan gagasan yang dikemukakan seorang karyawan yang tidak selalu menduduki jabatan seorang manajer.

c)    Participants

Partisipan merupakan karyawan organisasi.

d)   Choice of opportunities

Merupakan saat dimana organisasi memiliki peluang dan harus membuat keputusan.

3) Consequnces

Gargbage can model memiliki 4 macam konsekuensi, antara lain:

a)    Solusi dapat saja terbentuk meskipun organisasi tidak sedang mengalami masalah.

b)   Pilihan dapat ditentukan meskipun terkadang tidak memecahkan permasalahan.

c)    Permasalahan dapat berlarut-larut, karena partisipan terbiasa dengan masalah yang terjadi dan menyerah untuk menyelesaikannya.

d)   Tidak semua masalah dapat terpecahkan.

Garbage can model cocok untuk digunakan pada pengambilan keputusan pada keadaaan problematik dengan informasi mengenai permasalahan yang sangat minim.

BAB III

PEMBAHASAN

Penahanan yang dilakukan Polri terhadap dua Pimpinan KPK non-aktif Bibit Samad Rianto dan Chandra M Hamzah terkait dugaan penyalahgunaan wewenang kekuasan merupakan permasalahan yang harus segera diselesaikan secepatnya, karena kasus kriminalisasi KPK ini melibatkan Polri dan Kejaksaan sebagai dua organisasi penegakan hukum di Indonesia yang apabila dibiarkan berlarut-larut akan menimbulkan kecurigaan berlebihan dari berbagai kalangan yang pada akhirnya akan menyebabkan ketidakpercayaan masyarakat terhadap aparat penegak hukum.

Pada saat-saat seperti ini maka tugas seorang pemimpin, yakni Presiden Republik Indonesia (RI) untuk dapat menggunakan kewenangannya didalam pengambilan keputusan guna menyelesaikan polemik kriminalisasi KPK ini. Apabila dicermati lebih lanjut maka terdapat analogi antara Presiden RI dengan top-level manajer dari perusahaan, dimana baik itu Presiden RI dan top-level manajer suatu perusahaan merupakan seorang decision makers yang dituntut untuk melakukan pengambilan keputusan dalam  menyelesaikan permasalahan yang menimpa organisasi. Perbedaaan yang paling mendasar diantara keduanya hanyalah pada skala organisasi yang dipimpin, dimana Presiden memimpin organisasi pada level country atau state level sementara top-level-managers memimpin organisasi pada coorporate level. Sementara, alur pengambilan keputusan baik itu Presiden maupun top-level-managers akan mengikuti alur yang sama seperti yang dikemukakan pada landasan teori diatas, berikut merupakan alur yang paling mungkin dapat terjadi dalam pengambilan keputusan Presiden dalam menangani persoalan kriminalisasi KPK tersebut.

  1. Tingginya kompleksitas dan ketidakpastian keputusan, menyebabkan terbentuknya keputusan tidak terprogram, dimana keputusan belum ditetapkan sebelumnya dan tidak ada prosedur baku yang dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan. Organisasi, dalam hal ini negara Republik Indonesia menemui masalah yang belum pernah mereka alami sebelumnya, yakni kriminalisasi KPK. Sehingga organisasi tidak dapat memutuskan bagaimana merespon permasalahan tersebut, akibatnya terdapat ketidakpastian apakah solusi yang diputuskan dapat menyelesaikan permasalahan atau tidak, yang pada akhirnya keputusan tidak terprogram menghasilkan lebih sedikit alternatif keputusan dibandingkan dengan keputusan terprogram.
  2. Pengambilan keputusan individu menggunakan pendekatan rasionalitas yang menekankan langkah-langkah sistematis dan ilmiah dalam pengambilan keputusan (rational approach) tidak dimungkinkan untuk dilakukan dalam menyikapi permasalahan kriminalisasi KPK, hal ini dikarenakan adanya keterbatasan waktu, faktor politik, tekanan masyarakat terhadap kejelasan perkara, dan keterbatasan-keterbatasan lain. Hal ini menjadikan rasionalitas menjadi terkekang dan tidak memungkinkan bagi Presiden untuk membuat keputusan individu berdasarkan rationality approach, sehingga model bounded rationality perspective menjadi alternatif bagi alur pengambilan keputusan. Sehingga pengambilan keputusan menggunakan pendekatan atau model ini lebih menekankan pada aspek intuisi, pengalaman dan penilaian (judgement) dibandingkan dengan langkah-langkah logis dan mempersingkat waktu dalam pengambilan keputusan.
  3. Alur selanjutnya adalah pengambilan keputusan organisasi, pada level organisasi keputusan yang dibuat umumnya tidak berasal dari decision makers tapi merupakan kombinasi keputusan yang melibatkan banyak decision makers. Perkara kriminalisasi KPK memiliki karakteristik masalah sebagai berikut:
    1. Menuntut solusi yang cepat
    2. Sarat dengan muatan politik
    3. Tekanan publik yang tinggi
    4. Keterbatasan informasi terhadap permasalahan

Berdasarkan karakteristik tersebut maka pengambilan keputusan organisasi yang lebih cocok akan mengikuti Carnegie model atau Garbage can model, model Carnegie merupakan model bounded rationality perspective pada level organisasi yang menekankan pada faktor sosial dan politik, model Carnegie akan memberikan solusi tunggal terhadap permasalahan. Sementara, Garbage can model akan memberikan gambaran bagaimana alur setiap keputusan dibuat dalam organisasi secara keseluruhan dan memberikan solusi majemuk.

  1. Tim delapan yang merupakan tim pencari fakta (TPF) pada perkara kriminilisasi KPK, menggambarkan bagaimana alur pengambilan keputusan dibuat berdasarkan Carnegie model. Tim delapan, merupakan koalisi dengan komposisi yang terdiri dari sebagian besar pakar hukum yang bertugas mengumpulkan informasi seputar permasalahan yang ada serta memberi rekomendasi solusi yang diperkirakan dapat mengatasi permasalahan kepada Presiden. Terbentuknya koalisi antar pakar hukum ini memungkinkan terjadinya diskusi, interpretasi tujuan serta permasalahan, tukar pendapat, menentukan prioritas masalah, serta dukungan secara sosial terhadap permasalahan beserta solusinya, sehingga terbentuknya koalisi akan mempermudah pencarian solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada.
  2. Setelah TPF memberikan rekomendasi, maka alur keputusan akan kembali lagi kepada Presiden baik itu sebagai seorang individu maupun pemimpin organisasi. Keputusan akhir dari Presiden mengenai permasalahan tersebut akan menunjukkan kapabilitas dari seorang pemimpin dalam pengambilan keputusan untuk mengatasi perkara kriminalisasi KPK yang telah menjadi burning issue bagi penegakan hukum di Indonesia. Alur pengambilan keputusan ini pada umumnya akan berlangsung cepat, namun faktor internal dan eksternal yang sarat muatan politik akan menjadi hambatan yang signifikan dalam pengambilan keputusan.

BAB IV

KESIMPULAN

.

Ada beberapa pendekatan dan model untuk seorang pemimpin melakukan pengambilan keputusan, masing-masing model memiliki kelebihan serta kelemahannya sendiri-sendiri.

a. Rational Approach

Memiliki kelebihan, permasalahan dianalisa secara sistematis dan ilmiah, sehingga keputusan yang dihasilkan menekankan aspek rasionalitas. Kelemahannya, pendekatan ini tidak mungkin dilakukan dalam dunia nyata dengan segala kendala dan keterbatasan yang ada.

b. Bounded Rationality Perspective

Pendekatan ini merupakan pendekatan rasional dengan memperhitungkan segala keterbatasan yang ada, pendekatan ini lebih menekankan pada aspek intuisi, pengalaman dan penilaian (judgement) dibandingkan dengan langkah-langkah logis sehingga terjadi efisiensi waktu dalam pengambilan keputusan. Kelemahannya, model ini membutuhkan seseorang yang intuitif dengan pengalaman yang tinggi, selain itu model ini menghasilkan ketidakpastian yang besar.

c. Management Science Approach

Kesimpulan yang dihasilkan dengan pendekatan ini menghasilkan keputusan dengan tingkat keberhasilan yang relatif tinggi, kelemahan model ini adalah dibutuhkannya data kuantitatif, dan sulitnya menciptakan explicit knowledge dari tacit knowledge.

d. Carnegie Model

Model ini cocok untuk melakukan identifikasi masalah, kelemahannya sulit untuk membangun koalisi, menekankan pentingnya persetujuan politik (political bargaining) sehingga pencapaian kesepakatan umumnya memerlukan waktu yang lama.

e. Incremental Decision Process Model

Menekankan detail pada tahapan identifikasi masalah hingga solusi permasalahan, namun kurang menekankan pada faktor sosial dan politik.

f. Garbage Can Model

Model yang baik untuk pengambilan keputusan pada keadaaan problematik dengan informasi mengenai permasalahan yang sangat minim. Kelemahannya, alternatif keputusan sangat banyak sehingga sulit untuk menentukan mana keputusan yang terbaik.

BAB V

DAFTAR PUSTAKA

  1. Daft, Richard. L. “Organization Theory and Design 8th ed, Vanderbilt University, Thomson South-Western 2004.”Hitt, Hoskisson, Ireland. “Management of Strategy Concepts and Cases, Thomson South-Western 2007.”
  2. Millmore, Lewis, Saunders, Thornhill, Morrow. “Strategic Human Resource Management Contemporary Issues, British, Prentice Hall 2007”
  3. Djalal, Dino. P. “Harus Bisa, Seni Kepemimpinan ala SBY.” R&W
  4. http://cetak.kompas.com/

Menepi

Hidup itu indah namun terkadang hidup itu tidak adil…tapi bumi tetap berputar meski  ketidakadilan dimana-mana. Matahari tetap terbit sepasti angin kan tetap berhembus sampai ia merasa lelah, terengah-engah dan habis nafas dunia. Apa hakikat dunia, apa hakikat hidup…terkadang hidup seperti permainan, lalu mengapa kita tidak bermain-main saja dengan kehidupan daripada dipermainkan oleh kehidupan, melelahkan. Biarkan aku duduk disisi melihat hari-hari berlari, biarkan aku beristirahat dalam tidur yang tanpa mimpi, aku lelah meski itu hanya ilusi, biarkan aku sendiri dalam lelap yang tidak terhenti.

waterfall model

Jawaban Take Home Exam Sistem Informasi Manajemen

Pertanyaan No. 1

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Jawaban

Untuk menjawab pertanyaan diatas terlebih dahulu kita harus membedakan antara software atau perangkat lunak dengan sistem informasi.

Software menurut IEEE (Institute of Electrical and Electronics Engineers)  dapat didefinisikan sebagai program komputer, prosedur, data dan semua dokumentasi yang berhubungan operasi pada sistem komputer dengan kata lain software merupakan kumpulan dari object membentuk konfigurasi yang didalamnya termasuk program, dokumen, dan data. Sementara sistem informasi, menurut O’Brien didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang mengumpulkan dan mentransformasi informasi didalam suatu organisasi.

Berdasarkan uraian diatas, maka pengembangan software atau dikenal juga sebagai software engineering menurut IEEE adalah aplikasi sistematik, disiplin, pendekatan kuantitatif untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan dari software, dengan kata lain software engineering merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat. Sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan proses pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi (CBIS atau computer based information system) dimana metodologi pengembangan sistem digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian komponen sistem informasi (sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi).

Terdapat 2 hal yang perlu di pertimbangkan dalam pengembangan software, yang pertama adalah produk atau software itu sendiri serta proses pengembangannya. Produk, sendiri terdiri dari program, dokumen, dan data, sementara proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal.

Produk dari perangkat lunak dipantau melewati beberapa tahap pengembangan yang dikenal juga sebagai system development life cycle (SDLC). Contoh dari SDLC antara lain model waterfall, model V, model spiral, prototyping dan lain-lain. Sedangkan proses manajemen dalam pengembangan software lunak terdiri atas manajemen proyek, configuration management, quality assurance management. Sementara, proses teknikal merupakan metode yang diaplikasikan pada tahap tertentu dalam pengembangan software, yang didalamnya termasuk metode analisis, metode desain, metode pemrograman, dan metode testing.

Proses pengembangan software, memiliki 3 elemen kunci yang terdiri dari:

  1. Metode

Metode software engineering memberikan tehnik-tehnik bagaimana membentuk software. Metode ini terdiri dari serangkaian tugas seperti:

  1. Perencanaan & estimasi proyek

Karena software merupakan bagian terbesar dari sistem, maka pekerjaan dimulai dengan cara menerapkan kebutuhan semua elemen sistem dan mengalokasikan sebagian kebutuhan tersebut ke software. Pandangan terhadap sistem adalah penting, terutama pada saat software harus berhubungan dengan elemen lain, seperti hardware, software lain dan database

  1. Analisis kebutuhan sistem dan software

Yaitu, suatu proses pengumpulan kebutuhan software untuk mengerti sifat -sifat program yang dibentuk software engineering, atau analis harus mengerti fungsi software yang diinginkan, performance dan interfase terhadap elemen lainnya. Hasil dari analisis ini didokumentasikan dan ditinjau bersama-sama klien.

  1. Desain struktur data

Desain software sesungguhnya adalah proses multi step (proses yang terdiri dari banyak langkah) yang memfokuskan pada 3 atribut program yang berbeda, yaitu struktur data, arsitektur software dan rincian prosedur.

Proses desain menterjemahkan kebutuhan kedalam representasi software yang dapat diukur kualitasnya sebelum coding dimulai. Hasil dari desain ini didokumentasikan dan menjadi bagian dari konfigurasi software.

  1. Arsitektur program dan prosedur algoritma
  2. e. Coding

Merupakan proses penterjemahan desain ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin

  1. Testing dan pemeliharaan

Segera sesudah objek program dihasilkan, testing program dimulai. Proses testing difokuskan pada logika internal software. Jaminan bahwa semua pernyataan atau statements sudah dites dan lingkungan external menjamin bahwa definisi input akan menghasilkan output yang diinginkan.

Sementara proses pemeliharaaan atau maintenance dilakukan karena software mengalami error, atau harus diadaptasi untuk menyesuaikan dengan lingkungan external, misalnya adanya sistem operasi baru atau peripheral baru atau karena permintaan dari customer untuk melakukan proses penyempurnaan software.

  1. Peralatan atau tools

Peralatan pengembangan software memberikan dukungan atau semiautomasi untuk metode, contohnya:

  1. CASE (Case Aided Software Engineering), yaitu suatu software yang menggabungkan software, hardware, dan database software engineering untuk menghasilkan suatu lingkungan software engineering.
  2. Database Software Engineering, adalah sebuah struktur data yang berisi informasi penting tentang analisis, desain, kode dan testing.
  3. Analogi dengan CASE pada hardware adalah : CAD, CAM, CAE.
  1. Prosedur

Prosedur terdiri dari, urut-urutan di mana metode tersebut diterapkan, dokumen, laporan-laporan, formulir-formulir yang diperlukan, kontrol kualitas software, dan koordinasi perubahan yang terjadi pada software.

Ketiga elemen diatas yang memungkinkan manajer mengontrol proses pengembangan software dan memberikan praktisi dasar yang baik untuk pembentukan software berkualitas.

Dalam model atau paradigma pengembangan software, terdapat 3 metode yang secara luas dipergunakan, yaitu:

  1. 1. System Development Life Cycle (SDLC)

Yaitu, proses pengembangan dimana keseluruhan proses pengembangan sistem dilakukan melalui proses multi-langkah dari investigasi persyaratan awal melalui analisis, desain, implementasi dan pemeliharaan (sumber: Russel Kay, Computer World).

SDLC terdiri dari beberapa jenis model antara lain model Waterfall, Fountain, dan Spiral. Pada model waterfall output dari langkah yang satu akan menjadi input bagi langkah selanjutnya, seperti gambar dibawah ini:

  1. a. Waterfall model

Gambar 1. SDLC waterfall model

Berikut merupakan penjelasan setiap fase atau tahapan yang terjadi pada waterfall model:

1)   Tahap Investigasi

Pada tahap investigasi akan terjadi proses seperti:

a)    Initialisasi, pada initialisasi akan terjadi proses seperti perencanaan manajemen, kebutuhan serta potensi dari user.

b)   Definisi formal, pada proses ini dilakukan definisi tujuan, motivasi, ruang lingkup, batasan, kendala, dan strategi. Selain itu, pada definisi formal juga dilakukan verifikasi permasalahan sehingga dapat dilakukan penilaian terhadap kebutuhan yang baru.

c)    Uji kelayakan, yang terdiri dari:

  1. Uji kelayakan teknis, merupakan uji terhadap ketersediaan hardware dan software.
  2. Uji kelayakan ekonomis, yaitu menilai apakah manfaat yang didapat dari pengembangan software akan sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.
  3. Uji kelayakan operasional, uji kelayakan yang berkaitan dengan kemampuan orang yang bekerja dalam sistem untuk melakukan pekerjaan mereka dengan cara yang telah ditentukan.
  4. Uji kelayakan kelayakan organisasi, menilai kesiapan perusahaan atau organisasi untuk mengembangkan penjualan pemasaran dan sistem keuangan berbasis Web (e-commerce system).

2)   Tahap Analisa

Pada tahap ini sistem yang akan dibangun diselaraskan dengan kebutuhan user atau pengguna. Pada tahap ini terjadi proses seperti:

a)    Determine requirements atau penentuan kebutuhan, hal ini dilakukan dengan cara mempelajari sistem yang telah ada, serta menentukan kebutuhan struktur dan menghilangkan redundansi.

b)   Requirement analysis atau analisa kebutuhan, terdiri dari analisa kebutuhan fungsional dan performa (kinerja).

c)    Menghasilkan desain sistem alternatif

d)   Membandingkan alternatif desain sistem yang dihasilkan dan

e)    Merekomendasikan alternatif terbaik kepada klien.

3)   Tahap Desain

Yaitu, merupakan tahap menentukan bagaimana sistem mencapai tujuan yang telah didefinisikan sebelumnya. Tahap ini terdiri dari:

a)    User interface design, meliputi tampilan, form, report dan dialog design.

b)   Data design, merupakan proses desain elemen struktur data.

c)    Process design, merupakan desain program prosedur sistem

4)   Tahap Implementasi

Pada tahap ini terjadi beberapa hal seperti:

a)    Evaluasi hardware, software dan jasa

b)   Modifikasi dan pengembangan software

c)    Dokumentasi, yang merupakan mekanisme komunikasi utama selama proses pengembangan.

d)   Konversi data, pada proses ini terjadi perbaikan dan penyaringan data yang tidak diinginkan dan konsolidasi data.

e)    Testing atau uji coba, pada proses ini dilakukan uji coba dan debugging software.

f)    Training atau pelatihan sistem/software yang telah terbentuk.

g)   Konversi, yakni proses pergantian dari sistem lama ke sistem baru. Proses konversi dapat dilakukan melalui 4 macam cara antara lain:

  1. Parallel strategy
  2. Pilot strategy
  3. Phased strategy dan
  4. Plunge strategy

5)   Tahap Pemeliharaan (maintenance)

Pada proses ini terjadi modifikasi software, perbaikan error atau umpan balik dari user terhadap software yang telah mereka gunakan.

Keunggulan dan Kelemahan pada metode SDLC antara lain:

  1. Keunggulan:

1)   Proses pengembangan sangat terstruktur dan sistematik

2)   Melalui definisi kebutuhan, sehingga gap atau kesenjangan yang terjadi antara kebutuhan dan sistem yang dihasilkan dapat dikurangi.

3)   Menghasilkan petunjuk arah pengembangan yang jelas bagi manajemen.

  1. Kelemahan:

1)   Tidak adaptif terhadap perubahan yang dapat terjadi selama proses pengembangan (kaku atau rigid).

2)   Melelahkan karena membutuhkan waktu pengembangan yang lama dan biaya yang tinggi

3)   Proyek yang sebenarnya jarang mengikuti aliran sequential yang ditawarkan model ini. Iterasi (Pengulangan) selalu terjadi dan menimbulkan masalah pada aplikasi yang dibentuk oleh model ini.

4)   Seringkali pada awalnya customer sulit menentukan semua kebutuhan secara explisit.

5)   Klien harus sabar karena versi program yang sedang jalan tidak akan tersedia sampai proyek pengembangan selesai.

  1. b. Spiral Model

Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya, seperti gambar berikut

Gambar 2. SDLC spiral model

Pada spiral model, setiap Loop dibagi dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja yang disebut juga wilayah tugas, wilayah tugas tersebut terdiri antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

  1. Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

  1. Perencanaan

Tugas–tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber–sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

  1. Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

  1. Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

  1. Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, instalasi dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

  1. Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan software.

  1. 2. Rapid Application Development (RAD)

Rapid Aplication Development (RAD) adalah sebuah metode pengembangan software yang diciptakan untuk menekan waktu yang dibutuhkan untuk mendesain serta mengimplementasikan sistem, informasi sehingga dihasilkan siklus pengembangan yang sangat pendek.

Model RAD ini merupakan adaptasi dari model sekuensial linier dimana perkembangan yang cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen. Sehingga, jika kebutuhan sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi, pendekatan RAD meliputi fase – fase seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3. RAD  approach

Berikut merupakan penjelasan setiap fase yang dilalui metode Rapid Aplication Development (RAD):

  1. a. Bussiness modeling

Aliran informasi di antara fungsi – fungsi bisnis dimodelkan dengan suatu cara untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan seperti:

1)   Informasi apa yang mengendalikan proses bisnis?

2)   Informasi apa yang di munculkan?

3)   Siapa yang memunculkanya?

4)   Ke mana informasi itu pergi?

5)   Siapa yang memprosesnya?

  1. b. Data modeling

Aliran informasi yang didefinisikan sebagai bagian dari fase bussiness modelling disaring ke dalam serangkaian objek data yang dibutuhkan untuk menopang bisnis tersebut. Karakteristik (disebut atribut) masing masing objek diidentifikasi dan hubungan antara objek – objek tersebut didefinisikan.

  1. c. Prosess modelling

Aliran informasi yang didefinisikan di dalam fase data modeling ditransformasikan untuk mencapai aliran informasi yang perlu bagi implementasi sebuah fungsi bisnis. Gambaran pemrosesan diciptakan untuk menambah, memodifikasi, menghapus, atau mendapatkan kembali sebuah objek data.

  1. d. Aplication generation

RAD mengasumsikan pemakaian teknik generasi ke empat. Selain menciptakan perangkat lunak dengan menggunakan bahasa pemrograman generasi ketiga yang konvensional, RAD lebih banyak memproses kerja untuk memkai lagi komponen program yang ada (pada saat memungkinkan) atau menciptakan komponen yang bisa dipakai lagi (bila perlu). Pada semua kasus, alat – alat bantu otomatis dipakai untuk memfasilitasi konstruksi perangkat lunak.

  1. e. Testing and turnover

Karena proses RAD menekankan pada pemakaian kembali, banyak komponen program telah diuji. Hal ini mengurangi keseluruhan waktu pengujian. Tetapi komponen baru harus di uji dan semua interface harus dilatih secara penuh.

Keunggulan dan kelemahan model RAD adalah :

Keunggulan:

  1. Waktu pengembangan yang lebih singkat dan
  2. Biaya yang relatif lebih murah

Kelemahan:

  1. Tidak cocok untuk proyek skala besar
  2. Proyek bisa gagal karena waktu yang disepakati tidak dipenuhi
  3. Sistem yang tidak bisa dimodularisasi tidak cocok untuk model
  4. Resiko teknis yang tinggi juga kurang cocok untuk model ini
  1. 3. Prototyping

Berikut merupakan gambar dari proses pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Gambar 4. Prototyping approach

Proses pada model prototyping yang digambarkan pada gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

  1. a. User Requirements

Pada tahap ini developer dan klien bertemu dan menentukan tujuan umum, kebutuhan yang diketahui dan gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Detil kebutuhan mungkin tidak dibicarakan pada tahap ini,

  1. b. Develop Prototype

Pada tahap ini dilakukan perancangan prototype sistem oleh developer, perancangan sistem dilakukan secara cepat dan rancangan diusahakan mewakili semua aspek software yang telah diketahui.

  1. c. Revise Prototype

Pada tahap ini dilakukan evaluasi prototype sistem oleh klien. Apabila klien merasa prototype sistem yang telah dikembangkan sesuai dengan keinginannya maka prototype tersebut dapat digunakan, akan tetapi jika  prototype tersebut tidak sesuai, maka prototype tersebut akan dilakukan revisi dan digunakan sebagai acuan dalam memperjelas kebutuhan software dan kemudian dikembangkan prototype selanjutnya. Siklus ini (develop-revise prototype) akan terus berlangsung hingga didapatkan prototype sistem yang sesuai dengan kebutuhan klien atau user.

Berikut merupakan keunggulan dan kelemahan pada pengembangan software menggunakan metode prototyping.

Keunggulan:

  1. Meningkatnya komunikasi antara user dan developer
  2. Peningkatan peran aktif user didalam proses pengembangan
  3. Peningkatan efisiensi waktu
  4. Implementasi sistem menjadi lebih mudah karena user turut berperan aktif didalam proses pengembangan

Kelemahan:

  1. Kurangnya fitur keamanan dan kontrol pada prototype akhir sistem
  2. Sistem akan sulit terbentuk jika proses evaluasi pada siklus prototype tidak mendapatkan titik temu.
  3. Dapat menyebabkan dokumentasi akhir yang tidak lengkap
  4. Developer lebih sulit mengendalikan ekspektasi user

Seperti yang telah dijelaskan, setiap metode pengembangan software memiliki keunggulan dan kelemahannya masing-masing, sehingga tidak ada metode pengembangan terbaik yang absolut, akan tetapi gambar berikut dapat dijadikan acuan bagi klien atau user untuk memilih metode pengembangan yang sesuai:

Gambar 5. System Development

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, metode pengembangan prototyping cocok digunakan jika klien atau user lebih mementingkan kecepatan proses pengembangan dibandingkan dengan stabilitas sistem yang terbentuk, sementara jika klien menginginkan stabilitas sistem yang lebih baik maka metode SDLC lebih sesuai untuk digunakan.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa pengembangan software atau aplikasi perangkat lunak merupakan bagian dari pengembangan sistem informasi, sedangkan pengembangan sistem informasi merupakan pengembangan total terhadap seluruh komponen yang membentuk sistem informasi yang terduri dari komponen sumber daya manusia, hardware, software, jaringan, sumberdaya data dan produk informasi.

Pertanyaan No 2

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Jawaban

Konversi sistem merupakan tahap pergantian atau peralihan yang digunakan developer sistem dalam rangka menggantikan sistem lama ke sistem baru disuatu organisasi. Pada tahap ini terkadang pergantian sistem berjalan tidak sesuai dengan ekspektasi pihak-pihak terkait (user dan vendor), sehingga dapat menyebabkan terjadinya kegagalan dalam konversi sistem dan dapat berakibat fatal bagi organisasi. Fenomena penyebab kegagalan ini dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendor sebagai pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut. Berikut merupakan fenomena penyebab kegagalan perusahaan didalam menerapkan sistem informasi berdasarkan ketiga pihak diatas:

  1. 1. Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan sehingga, menyebabkan pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang kabur, akibatnya ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas dan pada akhirnya meningkatkan resiko kegagalan dalam proses konversi.
  2. Hal yang sama juga dapat disebabkan karena pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah, sehingga mempersulit pihak developer didalam menangkap keinginan konsumen.
  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sehingga, sebagian besar jajaran direksi perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan sistem informasi baru di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal, implementasi sistem informasi di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan, akibatnya sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.
  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja, sehingga  timbulnya kecenderungan untuk mempertahankan status quo atau comfort zone mereka, akibatnya berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai.
  6. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga timbulnya ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif.
  7. Kurangnya sosialisasi terhadap konversi ke sistem baru kepada segenap karyawan perusahaan, sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung terjadinya perubahan sistem.
    1. 2. Vendors
    2. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
    3. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
    4. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
    5. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
    6. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.
      1. Users
    7. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.
    8. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
    9. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.
    10. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.
    11. Perusahaan memiliki SDM dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda dan sebagian besar kemampuannya berasal dari manajemen fungsional perusahaan.

Selain faktor diatas, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi dari sistem lama ke sistem yang baru juga dipengaruhi oleh beberapa aspek lain seperti:

  1. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang dihadapi;

  1. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan memperbesar resiko yang dihadapi;

  1. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

  1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian, pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

  1. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain sebagainya.

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel, konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

  1. 1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

  1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.
  2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
  3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.
  4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

Gambar 6. Konversi Langsung

  1. 2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

Gambar 7. Konversi pararel

  1. 3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru. Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface

dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

Gambar 8. Konversi bertahap

Keterangan gambar

  • Sistem baru diimplementasi beberapa kali, sedikit demi sedikit untuk menggantikan sistem yang lama
  • Sistem harus disegmentasi
  • Perlu biaya tambahan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama.
  • Daya terapnya terbatas, proses implementasi membutuhkan waktu yang panjang.
  1. 4. Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misaSnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode parallel. Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hai perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan. Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test site), sistem pilot juga digunakan untuk meiatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Gambar 9. Pilot conversion

  • Perlunya segmentasi organisasi.
  • Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.
  • Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.
  • Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/W dan S/W.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :

  1. Format file tersebut
  2. Isi file tersebut
  3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

  1. 1. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu. Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi.

  1. 2. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Mengkonversi File Data

Keberhasilan konfersi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat diklasifikasikan menjadi

  1. File Master

Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

  1. File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

  1. File Indeks

File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

  1. File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

  1. File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

Tahap akhir dalam siklus pengembangan system yaitu melibatkan pengintegrasian semua komponen rancangan sistem => termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke operasi.

Rencana Implementasi

Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek).

Team Implementasi, terdiri dari:

  1. Profesional sistem yang merancang sistem
  2. Para manajer dan beberapa staff
  3. Perwakilan Vendor
  4. Pemakai Primer
  5. Pengcode
  6. Teknisi

Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :

  1. Persiapan tempat
  2. Pelatihan personil
  3. Persiapan/pembuatan dokumentasi
  4. Konversi file dan sistem
  5. Peninjauan Pasca Implementasi

Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan :

  1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau mainframe)
  2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer, dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis
  3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)

Pelatihan Personil

  1. Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar.
  2. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru

Yang perlu diberi pelatihan :

  1. Personel teknis yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem tersebut.
  2. Berbagai pekerja dan supervisor yang akan berinteraksi langsung dengan sistem untuk mengerjakan tugas dan membuat keputusan
  3. Manajer Umum
  4. Pihak luar yang berinteraksi dengan sistem

Pelatihan meningkatkan kepercayaan diri, meminimisasi kerusakan, kesalahan pada tahap awal operasi :

Cakupan pelatihan :

Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok sistem baru.

Program Pelatihan :

  1. Pelatihan In house
  2. Pelatihan yang disediakan oleh vendor
  3. Jasa pelatihan luar

Teknik dan Alat bantu pelatihan :

  1. Teleconferencing
  2. Perangkat lunak pelatihan interaktif
  3. Pelatihan dengan instruktur
  4. Pelatihan magang
  5. Manual prosedur
  6. Buku teks

Perangkat lunak pelatihan interaktif :

  1. CBT (Computer-Based Training)
  2. ABT (Audio-Based Training)
  3. VBT (Video-Based Training)
  4. VOD (Video-Optical Disk)

Menyiapkan Dokumen

Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)

Tujuan Dokumentasi :

  1. Pelatihan
  2. Penginstruksian
  3. Pengkomunikasian
  4. Penetapan standart kinerja
  5. Pemeliharaan sistem
  6. Referensi historis

Menyiapkan Dokumen

Empat Area Utama Dokumentasi :

  1. Dokumentasi Pemakai
  2. Dokumentasi Sistem
  3. Dokumentasi Perangkat Lunak
  4. Dokumentasi Operasi

Gambar 10. Rencana implementasi sistem (PERT)

Mengkonversi Sistem Baru

Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali, Jaringan, prosedur.

Gambar 11. Evaluasi sistem baru setelah implementasi

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, terjadi karena :

  1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.
  2. system baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.
  3. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  4. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
  5. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak membutuhkan teknologi tersebut.
  6. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  7. Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih system informasi dapat dihindari:

  1. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  2. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Pertanyaan No. 3

Apa urgensi maintainaibility dari suatu software? Jelaskan!

Jawaban

Software quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara profesional (Dunn, 1990). Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations, maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang harus diperhatikan. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan adalah Maintainability. Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai proses monitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar dihasilkan performa yang dikehendaki.

Menurut ISO (international organization for standarization) 9126, software berkualitas memiliki beberapa karakteristik seperti tercantum pada tabel berikut:

Tabel 1. Karakteristik software berkualitas menurut ISO 9126

Karakteristik Sub karakteristik
Functionality :

Software untuk menjalankan fungsinya sebagimana kebutuhan sistemnya.

Suitability, accuracy, interoperability, security
Reliability :

Kemampuan software untuk dapat tetap tampil sesuai dengan fungsi ketika digunakan.

Maturity, Fault tolerance, Recoverability
Usability :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Understanbility, Learnability, Operability, Attractiveness
Efficiency :

Kemampuan software untuk menampilkan performans relatif terhadap penggunaan sumberdaya.

Time behaviour, Resource Utilization
Maintainability :

Kemampuan software untuk dimodifikasi (korreksi, adaptasi, perbaikan)

Analyzability, Changeability, Stability, Testability
Portability :

Kemampuan software untuk ditransfer dari satu lingkungan ke lingkungan lain.

Adaptability, Installability

Seperti yang terlihat pada tabel diatas, karakteristik Maintanability terdiri dari sub-sub karakteristik lain seperti Analyzability, Changeability, Stability, dan Testability.

Analysability merupakan kemudahan untuk menentukan penyebab kesalahan. Changebility merupakan kualitas lain dari Flexibility yang berarti kemudahan dilakukannya perubahan atau modifikasi terhadap software

Di sisi lain pengertian Stability, adalah tidak berarti perangkat lunak itu tidak pernah berubah. Hal ini berarti juga terdapat resiko yang kecil pada modifikasi perangkat lunak yang memiliki dampak tidak diduga.

Berdasarkan uraian diatas maka, terdapat tiga alasan pentingnya pemeliharaan sistem atau system maintenance:

  1. Memperbaiki Kesalahan (Correcting Errors)

Maintenance dilakukan untuk mengatasi kegagalan dan permasalahan yang muncul saat sistem dioperasikan. Sebagai contoh, maintenace dapat digunakan untuk mengungkapkan kesalahan pemrograman (bugs) atau kelemahan selama proses pengembangan yang tidak terdeteksi dalam pengujian sistem, sehingga kesalahan tersebut dapat diperbaiki.

  1. Menjamin dan Meningkatkan Kinerja Sistem (Feedback Mechanism)

Kajian pasca implementasi sistem merupakan salah satu aktivitas maintenance yang meliputi tinjauan sistem secara periodik. Tinjauan periodik atau audit sistem dilakukan untuk menjamin sistem berjalan dengan baik, dengan cara memonitor sistem secara terus-menerus terhadap potensi masalah atau perlunya perubahan terhadap sistem. Sebagai contoh, saat user menemukan errors pada saat sistem digunakan, maka user dapat memberi umpan balik atau feedback kepada spesialis informasi guna meningkatkan kinerja sistem. Hal ini yang menjadikan system maintenance perlu dilakukan secara berkala, karena system maintenance akan senantiasa memastikan sistem baru yang di implementasikan berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan penggunaanya melalui mekanisme umpan balik.

  1. Menjaga Kemutakhiran Sistem (System Update)

Selain sebagai proses perbaikan kesalahan dan kajian pasca implementasi, system maintenance juga meliputi proses modifikasi terhadap sistem yang telah dibangun karena adanya perubahan dalam organisasi atau lingkungan bisnis. Sehingga, system maintenance menjaga kemutakhiran sistem (system update) melalui modifikasi-modifikasi sistem yang dilakukan.

Secara singkat, system maintenance menjadi urgen karena pada system maintenance terjadi usaha perbaikan secara berkelanjutan untuk mempertemukan kebutuhan oranisasi terhadap sistem dengan kinerja sistem yang telah dibangun. Hal ini ditunjukkan seperti gambar berikut:

Gambar 12. Performance requirements

Pertanyaan No. 4

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Jawaban

Enterprice resource planning (ERP) adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi terintegrasi lintas fungsional yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya perusahaan seperti sumber dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Berikut merupakan ilustrasi konsep dan sistem ERP.

Gambar 13. Konsep ERP

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

Gambar 14. Arsitektur ERP 3-tier

  1. 1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

  1. 2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

  1. 3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

  1. 1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

  1. 2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP
  2. a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a) Pengendalian capital investment

b)   Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)   Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)  Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) ECEnterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal

berikut:

a)   Kondisi keuangan perusahaan

b)   Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)   Investasi

d)  Maintenance dari aset perusahaan

e)   Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f)    Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)   Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

  1. b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3) MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)   Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)   Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)   Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)  Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)   Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

  1. c. Human Resources

Berfungsi untuk:

1)   Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

2)   Melindungi data personalia dari pihak luar

3)   Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

  1. 3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Gambar 15. Komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

  1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
  2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
  3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta
    1. 4. Kegagalan Implementasi ERP

Kegagalan penerapan ERP dapat disebabkan karena:

  1. Terlalu meremehkan kompleksitas perencanaan, pengembangan dan pelatihan sistem ERP.
  2. Kegagalan untuk melibatkan sumber daya manusia terkait didalam perencanaan dan pengembangan.
  3. Terlalu tergesa-gesa menerapkan ERP
  4. Kurangnya pelatihan
  5. Kegagalan melakukan konversi dan pengujian data
  6. Terlalu mengandalkan vendor ERP atau perusahaan konsultan

Daftar Pustaka

  1. O’brien, J.A. 2004. Management Information System:Managing Information Technology in the Business Enterprise. 6th ed. McGraw Hill. New York. Amerika.
  2. McLeod, Raymond, Management Information System, 7­th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.
  3. Modul Enterprise Resource Planning (ERP), http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=19&Itemid=27 di akses 10 juli  2010
  4. Enterprise Resource Planning, http://poetramaloe.web.id/2009/03/enterprise-resource-planning-erp-bag-1-definisi/ di akses 10 Juli 2010
  5. www.computerworld.com diakses 10 juli 2010
  6. Review Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak, www.asep-hs.web.ugm.ac.id/Artikel/RPL/RPL.pdf diakses 10 juli 2010
Klasifikasi Sistem Informasi

Peran dan Pengadaan Sistem Informasi Secara Outsourcing

Pendahuluan


Latar Belakang

Persaingan antar perusahaan atau organisasi dalam lingkungan bisnis yang dinamis menuntut setiap perusahaan agar mampu merumuskan strategi serta bertindak secara efektif dan efisien. Manfaat sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang semakin besar, terutama dalam meningkatkan efektifitas, efisiensi, transparansi serta akuntabilitas suatu organisasi menjadikan sistem informasi menjadi bagian yang hampir tidak terpisahkan dan menyentuh berbagai aspek kehidupan manusia, akibatnya peran sistem informasi berbasis komputer atau sering disebut juga dengan sistem informasi semakin mendominasi dan terintegrasi dalam menunjang berbagai aktivitas manusia, termasuk bisnis, terutama pada era globalisasi dan era informasi saat ini, dimana tingginya tingkat persaingan yang terjadi menyebabkan pengelolaan dan penerapan Sistem Informasi dalam suatu organisasi menjadi salah satu faktor kritis keberhasilan perusahaan.

Terdapat beberapa metode yang biasa dilakukan oleh suatu organisasi dalam membangun dan mengelola Sistem Informasi yakni, insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Setiap metode memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri, sehingga tidak ada metode yang mutlak lebih baik dibandingkan dengan metode lainnya. Akan tetapi, keterbatasan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi untuk membangun dan mengelola sistem informasi dengan baik menyebabkan maraknya penggunaan jasa outsourcing atau pihak ketiga (vendor) untuk membangun dan mengelola sistem informasi dalam perusahaan.

Ruang Lingkup

Berdasarkan uraian diatas dan mengingat pentingnya peran sistem informasi dalam menentukan keberhasilan perusahaan, maka keputusan pemilihan metode yang sesuai bagi perusahaan merupakan keputusan strategis yang perlu dipertimbangkan secara seksama. Meskipun penulis menyebutkan terdapat tiga metode yang umumnya dilakukan oleh perusahaan untuk membangun dan mengelola sistem informasi, yakni insourcing, cosourcing, dan outsourcing. Namun, pada kesempatan ini penulis ingin menekankan pembahasan pada penggunaan jasa outsourcing.

Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan paper ini adalah:

  1. Mengkaji peran Sistem Informasi bagi organisasi atau perusahaan
  2. Menganalisa alasan organisasi atau perusahaan menggunakan outsourcing
  3. Mengkaji keunggulan dan kelemahan pengembangan Sistem Informasi secara outsourcing dan insourcing.

Pembahasan

Peran Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kombinasi teratur dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan dan sumberdaya data yang menumpulkan dan mentransformasi informasi dalam suatu organisasi. Menurut O’ Brien, berdasarkan kegunaannya Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi sistem informasi sebagai pendukung kegiatan operasional dan sistem informasi penunjang manajemen perusahaan.

Gambar 1. Klasifikasi Sistem Informasi

Berdasarkan gambar diatas, Sistem Informasi memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan perusahaan karena:

  1. Sebagai Sistem Penunjang Operasi

Sebagai sistem penunjang operasi (operations support system), maka sistem informasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan proses transaksi bisnis yang efisien bagi perusahaan, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan yang pada akhirnya dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Contohnya:

  1. Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, manajemen operasi, pemasaran, dan manajemen sumberdaya manusia
  2. Kontributor utama dalam mendukung efesiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada konsumen dan kepuasan konsumen
  3. Bagian utama dari sumber daya perusahaan dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan yang prima
    1. Sebagai Sistem Penunjang Manajemen

Sebagai sistem penunjang manajemen (management support system), maka sistem informasi dapat membantu para manajer membuat keputusan strategis lebih baik dibandingkan sebelumnya. Contoh:

  1. Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik.
  2. Bagian yang penting dalam upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dalam bersaing secara global
  3. Kesempatan pengembangan karir yang dinamis.

Sehingga, dengan menggunakan sistem informasi, perusahaan dapat mencapai efektivitas maupun efesiensi proses bisnis dan dalam pengambilan keputusan manajerial yang pada akhirnya dapat meniciptakan perusahaan adaptif dan berdaya saing tinggi di tengah lingkungan bisnis yang dinamis. Tetapi, agar diperoleh informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maka penting bagi pihak pengembang dan pengelola sistem informasi untuk mengetahui aktivitas pada tiap level manajemen dan tipe keputusan terjadi disetiap level tersebut. Oleh sebab itu, diperlukan keterlibatan dari end user, dukungan manajemen eksekutif, kejelasan pernyataan kebutuhan, perencanaan yang matang dan tepat, serta harapan yang realistik didalam membangun sebuah sistem informasi.

Selain itu, kualitas suatu informasi juga perlu diperhatikan agar keputusan yang dihasilkan dapat efektif. Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan tiga hal, yaitu :

  1. Relevancy (Relevan),

Yaitu, tiap informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda.

  1. Accuracy (Akurat)

Informasi yang akurat berarti informasi harus terlepas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

  1. Timeliness (Tepat waktu)

Yakni, informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru.

Insourcing

Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing adalah :

  1. Terbatasnya pelaksana sistem informasi
  2. Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi
  3. Beban kerja pelaksana sistem informasi
  4. Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi.

Berikut merupakan Keunggulan dan kelemahan dari metode insourcing:

Keunggulan:

  1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
  2. Biaya pengembangannya relatif lebih murah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
  4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
  5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
  6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
  7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
  8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.
  9. Pengembangan Sistem Informasi dilakukan oleh internal sehingga penerapannya dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
  10. Respon yang cepat bila terjadi masalah dalam Sistem Informasi sehingga pihak perusahaan langsung dapat langsung mengkordinasikan dengan karyawan internal.
  11. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol sebab dikerjakan oleh pihak internal sendiri
  12. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif sebab sekaligus menunjukkan kemandirian dalam berusaha dan menambah rasa percaya diri perusahaan akan kemampuannya sebab dikerjakan oleh internal perusahaan.
  13. Rasa ikut memiliki yang dimiliki oleh pihak karyawan sehingga dapat mendukung pengembangan sistem yang sedang dijalankan dan tidak adanya konflik kepentingan bila dibandingkan dengan outsourcing.
  14. Perusahaan memiliki jaminan maintainance tanpa adanya ikatan kontrak
  15. Cocok untuk pengembangan sistem dan proyek yang kompleks
  16. Kedekatan departemen yang mengelola Sistem Informasi dengan end-user sehingga akan mempermudah dalam mengembangkan sistem sesuai dengan harapan.
  17. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar

Kelemahan metode insourcing adalah :

  1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi.
  2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
  3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
  4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
  5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
  6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).
  7. Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus dimulai dari nol
  8. Sumberdaya internal yang kurang pengalaman dan pengetahuan sehingga menyebabkan resiko kesalahan pada sistem
  9. Resiko kerugian ditanggung sendiri oleh pihak perusahaan sehingga menyebabkan kerugian yang lebih besar.
  10. Kemungkinan program mengandung bug sangat besar
  11. Ketidakterlibatan pihak end user dapat menyebabkan kemungkinan gagalnya Sistem Informasi seperti yang diharapkan dan sesuai dengan kebutuhan.
  12. Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa
  13. Adanya hambatan dana dari pihak manajemen yang diusulkan oleh divisi khusus (menangani Sistem informasi).
  14. Batasan biaya dan waktu yang tidak jelas karena tidak adanya target yang ditetapkan sehingga sulit untuk diprediksi oleh perusahaan
  15. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri

Cosourcing

Yaitu penempatan tenaga outsourcing di bawah pengawasan dan di dalam lingkungan perusahaan klien yang menggunakan jasa outsourcing.

Outsourcing

Yaitu penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket Sistem Informsi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi.

  1. 1. Penerapan Sistem Informasi Secara Outsourcing

Pilihan perusahaan dalam menggunakan outsourcing tentunya dengan berbagai pertimbangan, seperti

  1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
  2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
  3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
  4. Faktor waktu/kecepatan.
  5. Proses pembelajaran pelaksana Sistem Informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
  6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil.

Sebagaian besar organisasi meyakini bahwa outsourcing merupakan langkah strategis yang memungkinkan perusahaan dapat berkonsentrasi dalam menjalankan bisnisnya. Berikut ini disajikan tabel yang meliputi alasan perusahaan melakukan  outsourcing, faktor-faktor yang menentukan keberhasilannya, faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam memilih vendor serta area IT yang dilakukan outsourcing.

Tabel 1. Implementasi Outsourcing dalam Perusahaan

Berdasarkan survei yang dilakukan PPM Manajemen terhadap 44 perusahaan dengan menggunakan kuesioner diketahui bahwa 73% perusahaan menggunakan tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya, sedangkan sisanya yaitu 27% tidak menggunakan tenaga outsource. Hal ini menunjukkan bahwa sistem outsourcing ternyata mampu memberikan hasil yang signifikan bagi perusahaan

Gambar 2.Perusahaan Yang Menggunakan Tenaga Outsourcing

Terlihat dari status kepemilikan, diketahui bahwa BUMN, Joint Venture dan Nirlaba menggunakan 100% tenaga outsource dalam kegiatan operasionalnya. Sedangkan untuk swasta nasional menggunakan tenaga outsource sebanyak 57.69% dan swasta asing menggunakan sebanyak 85.71%.

Perusahaan Menggunakan Outsourcing

Setiap perusahaan akan senantiasa terus bersaing dan oleh sebab itu diperlukan sikap agar tetap fokus dalam kompetensi intinya. Hal ini tentu saja menyebabkan pihak perusahaan ingin menggunakan jasa pihak ketiga dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem outsourcing adalah:

  • Mengontrol dan mengurangi biaya operasional

Perusahaan dapat mencapai pengurangan biaya karyawan melaui transfer produksi terhadap karyawan yang di-outsource yang dibayarkan pada gaji kolektif berdasarkan kesepakatan antara pengguna (perusahaan) dan vendor. Hal ini tentu saja akan menjadi efisiensi biaya perusahaan atau biaya produksi berada pada posisi terkecil per unit produksi. Selain itu, pihak perusahaan akan dapat dengan mudah memprediksi biaya variabel sebab melalui outsourcing biaya variabel tersebut dapat diubah menjadi biaya tetap.

  • Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya

Persaingan yang semakin ketat menuntut perusahaan juga lebih fokus kepada core competency sehingga dapat mampu bersaing dengan pihak lain. Sementara itu, Sistem Informasinya dikelola oleh pihak yang telah berkompeten di bidangnya. Keunggulan daya saing perusahaan juga lebih terarah dengan adanya vendor tersebut.

  • Mendapatkan akses terhadap kemampuan secara global

Perusahaan akan dapat menentukan tingkat kualitas yang diinginkan bersama dengan pihak vendor dan juga terdapat akses kepada hak-hak intelektual, pengalaman serta pengetahuan yang luas sehingga meningkatkan kemampuannya secara global.

  • Sumberdaya internal dapat digunakan untuk kepentingan internal

Dari segi ini pihak perusahaan mempertimbangkan bahwa menggunakan outsourcing dapat lebih efesien dan fokus dimana masalah atau kepentingan internal akan dikerjakan oleh sumberdaya internalnya sedangkan kepentingan lainnya dikerjakan oleh pihak vendor. Selain itu melalui sistem ini, kerahasiaan perusahaan juga dapat terjaga sebab hanya diketahui oleh pihak internal perusahaan saja.

  • Tidak mempunyai sumberdaya ahli sehingga membutuhkan pihak luar

Keterbatasan sumberdaya ahli juga menjadi alasan perusahaan untuk menggunakan sistem outsourcing. Vendor yang menyediakan jasa outsourcing tentunya memiliki sumberdaya yang lebih berkompeten dibidangnya dalam menjalankan dan maintainance Sistem Informasi perusahaan

  • Mempercepat keunggulan dari proses reengineering yang dilakukan perusahaan

Adanya proses perubahan secara mendasar dari pihak perusahaan tentunya akan menyebabkan perubahan di berbagai hal. Pemulihan kondisi ini akan memerlukan waktu yang lama sehingga dengan melibatkan pihak ketiga yang jelas lebih menguasai maka akan cepat dalam mendapatkan keunggulannya.

  • Membagi atau Mengurangi Resiko

Adanya jasa yang menyediakan pengembangan dan penerapan Sistem Informasi maka akan meminimalkan resiko kerugian sebab sumberdaya yang dipekerjakan cukup ahli dalam bidangnya sehingga dapat mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

  • Pemasukan cash bagi perusahaan

Efesiensi yang disediakan melalui sistem outsourcing akan dapat memberikan pemasukan yang positif bagi perusahaan sehingga dapat menghemat pendanaan operasionalnya.

Pilihan dalam pengembangan Sistem Informasi yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu pilihan yang diyakini perusahaan sebagai pilihan yang strategis karena mampu berpengaruh signifikan terhadap kinerja dan keunggulan perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak dipusingkan dengan masalah Sistem Informasinya. Perusahaan hanya bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan untuk membangun dan memelihara. Masalah pengelolaan hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan tanggung jawab pihak vendor. Pilihan dilakukannya outsourcing oleh suatu perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi kuantitas maupun pengetahuan untuk menangani secara baik (efektif dan efisien) seiring dengan meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Keunggulan dan Kelemahan Menggunakan Outsourcing

Sistem outsourcing tentunya memberikan keunggulan yang sehingga banyak perusahaan maupun organisasi menerapkan sistem ini dalam mengelola Sistem Informasinya. Perusahaan berusaha meningkatkan kinerja usahanya melalui pengelolaan organisasi yang efektif dan efisien. Akan tetapi, sistem outsourcing tidak hanya memberikan keunggulan namun juga terdapat kelemahannya. Berikut ini adalah keunggulan dan kelemahan sistem outsourcing

Keunggulan outsourcing adalah :

1) Biaya teknologi yang semakin meningkat sehingga investasinya tidak perlu dilakukan oleh perusahaan lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer dapat dibagi ke beberapa perusahaan.

2) Melalui outsourcing biaya variabel dapat diubah menjadi biaya tetap dan membuat biaya variabel menjadi lebih mudah diprediksi.

3) Dengan bekerja sama dengan pihak ketiga maka, perusahaan dapat menentukan tingkatan kualitas yang ingin dicapainya.

4) Akses kepada hak-hak intelektual dan pengalaman dan pengetahuan yang luas

5) Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

6) Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak outsourcer memilikinya.

7) Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

8) Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

9) Meminimalkan risiko kegagalan investasi yang mahal

10) Katalisator dalam melakukan sebuah perubahan besar yang mungkin tidak dapat diperoleh jika dilakukan sendiri oleh internal perusahaan.

11) Meminimalkan resiko melalui sharing risk kepada pihak ketiga. Langkah ini diambil sebab pihak ketiga dianggap lebih berpengalaman dibandingkan perusahaan.

12) Penggunaan sumber daya Sistem Informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya

13) Perusahaan dapat memfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting. Artinya perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada core competencies kompetensi bisnisnya secara optimal dan memberikan non core responsibilities kepada pihak ketiga.

14) Melalui sistem kontrak, perusahaan dapat memberi pinalti hukum atau denda apabila terjadi perubahan dari kesepakatan awal ketika kontrak dibuat, serta lebih mudah dalam melakukan pemutusan hubungan kerja.

Kelemahan outsourcing yaitu:

1)   Tidak secara fleksibel akan mampu menangani permasalahn-permasalahan yang unik dalam perusahaan

2)   Rentan dapat ditiru oleh pesaing lain bila aplikasi yang dioutsourcingkan adalah aplikasi strategik

3)   Kesepakatan dari kontraktual outsourcing harus berjangka waktu lama untuk menjamin keamanan data dan kelanggengan sistem yang sudah berjalan.

4)   Memerlukan waktu, kordinasi dan biaya dalam melakukan perubahan terhadap isi dari kesepakatan kerja sebelumnya.

5)   Adanya kecenderungan outsourcer untuk merahasiakan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi bagi pelanggannya agar jasanya tetap digunakan.

6)   Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang dioutsourcekan. Dalam kasus seperti bila aplikasi tersebut merupakan aplikasi yang harus memerlukan penanganan khusus dan cepat maka harus terlebih dahulu menghubungi pihak vendor.

7)   Memiliki ketergantungan kepada pihak ketiga (pengembang dan pengelola) sehingga cukup sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sudah berjalan saat ini (memerlukan waktu dan tenaga).

8)   Memungkinkan terjadinya pencurian atau hilangnya sistem dan data yang perusahaan sehingga merugikan perusahaan.

Faktor Keberhasilan Perusahaan Dalam Implementasi Outsourcing

Keberhasilan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi Sistem Informasi sebaiknya mempertimbangkan beberapa faktor berikut:

  1. Memahami tujuan perusahaan

Pemilihan sistem dan jenis outsourcing harus disesuaikan dengan tujuan perusahaan sebab apa yang menjadi keinginan dan goal perusahaan hendaknya disesuaikan dengan sistem yang ingin diadopsi. Perlu pemahaman jenis-jenis outsourcing yang ada. Hal ini karena jenis-jenis outsourcing cukup bervariasi sesuai dengan skala Sistem Informasi yang akan dikembangkan

  • Rencana dan visi yang strategik

Pastikan bahwa strategi outsourcing yang akan digunakan sesuai dengan strategi bisnis yang sedang atau akan dijalani

  • Memilih vendor yang tepat

Vendor merupakan pihak yang akan bekerjasama dan mengelola Sistem Informasi perusahaan sehingga kompetennya harus diketahui dengan jelas. Perlu dilakukan observasi sederhana terhadap perilaku organisasi atau perusahaan lain yang menggunakan jasa vendor. Hal tersebut akan menjadi tolak ukur dalam memilih vendor.

  1. Adanya relasi outsourcing dengan vendor yang dapat terjalin dan terkelola dengan baik. Keberhasilan implementasi sistem outsourcing tentunya dipengaruhi oleh kedua belah pihak yang bekerjasama. Hubungan komunikasi tersebut bertujuan agar outsourcing dapat berjalan sebagaimana harapan dalam perjanjian kontrak.
  2. Kontrak yang dipersiapkan dengan baik

Kejelasan kontrak akan berpengaruh terhadap baik atau tidaknya implementasi outsourcing tersebut. Dalam kontrak menggambarkan kejelasan proses outsourcing yang ingin dilakukan. Segala aturan main outsourcing didefinisikan dalam kontrak kerja sehingga faktor tersebut menjadi komponen yang penting dalam menentukan keberhasilan suatu penerapan outsourcing.

  • Komunikasi yang terbuka antara pihak yang berkepentingan

Suatu hubungan kerjasama harus dilandasi dengan komunikasi yang baik dan transparan. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi sistem outsourcing.

  1. Dukungan dan keterlibatan dari pihak manajemen dan eksekutif

Pihak eksekutif seharusnya turut serta memberikan dukungan dan keterlibatannya dalam sistem yang sedang dijalankan sehingga operasional yang sedang berlangsung dapat terkelola dengan baik. Pihak yang terlibat termasuk manajemen dan eksekutif sebagai pemangku jabatan tertinggi juga harus bertanggungjawab, mendukung, dan berkomitmen untuk melaksanakan outsourcing.

  • Dapat menjaga jarak

Keterlibatan terhadap isu yang bersifat personal hendaknya dijaga dengan baik sebab akan sangat berpengaruh dalam kinerja personal di suatu perusahaan.

Sampai sejauh ini penggunaan sistem outsourcing lebih memberikan keunggulan bagi perusahaan. Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu Sistem Informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Faktor-faktor yang telah dijelaskan di atas menjadi penentu keberhasilan outsourcing sehingga perusahaan dapat lebih mengantisipasi di dalam melaksanakan system tersebut.

Faktor-faktor Pemilihan Partner Outsourcing

  • Komitmen dalam memberikan kualitas

Kualitas menjadi faktor menentukan bagi perusahaan dalam mencari vendor. Perlu diketahui apakah vendor dapat memberikan kualitas seperti yang diharapkan. Saat ini ada begitu banyak penyedia jasa outsourcing sehingga perusahaan harus selektif dalam memilih.

  • Harga

Pihak perusahaan juga menentukan batasan kemampuannya terutama dalam hal biaya bila menggunakan outsourcing. Tentunya tidak ingin bila ternyata biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam menerapkan outsourcing jauh lebih mahal sehingga pihak vendor juga harus berkompetisi dalam harga.

  • Reputasi

Referensi atau reputasi vendor sangat berpengaruh bagi perusahaan yang ingin menggunakan jasa vendor. Suatu vendor yang telah terbukti dalam bidang outsourcing maka akan menjadi incaran bagi perusahaan yang ingin mengelola Sistem Informasinya.

  • Waktu kontrak yang bersifat fleksibel

Durasi penyelenggaraan outsourcing biasanya dibagi dalam tiga waktu yaitu jangka pendek, menengah, dan panjang. Pihak perusahaan sangat memilih bila kontrak outsorcing lebih bersifat fleksibel dan tidak kaku guna menyesuaikan dengan perubahan perusahaan maupun lingkungan yang tidak dapat diprediksi.

  • Sumberdaya yang tersedia

Sumberdaya yang dimiliki oleh pihak vendor akan mempengaruhi perusahaan. Mengelola Sistem Informasi tentunya harus dijalankan oleh sumberdaya yang kompeten dalam bidangnya sehingga menghasilkan kualitas dan hasil yang memuaskan.

  • Persamaan budaya

Pihak perusahaan akan menjalin kerjasama dengan vendor yang artinya diusahakan memilih vendor yang memiliki budaya perusahaan yang sama sehingga lebih memudahkan dalam beradaptasi dalam lingkungan kerjanya.

  • Hubungan yang lebih terbuka

Jalinan kerjasama yang lebih terbuka akan sangat diminati oleh perusahaan dalam hal memilih vendor. Misalnya dalam mensikronkan antara harapan dan kebutuhan perusahaan dengan sistem outsourcing sehingga terdapat keterbukaan pada kedua belah pihak.

Sampai sejauh ini, sistem outsourcing telah mampu memberikan perkembangan positif bagi perusahaan. Outsourcing dijadikan perusahaan sebagai strategi kompetisi untuk fokus pada inti bisnisnya. Secara khusus, melalui  sistem outsourcing maka sebuah perusahaan dapat menekan biaya serendah-rendahnya.

Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

  1. Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan karena sistem informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial kearah yang lebih baik.
  2. Metode pembangunan dan pengelolaan informasi dapat berupa pendekatan insourcing, cosourcing, maupun outsorcing.
  3. Setiap metode pengembangan dan pengelolaan informasi baik itu insourcing, cosourcing, maupun outsorcing. memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing, sehingga penggunaanya sangat tergantung kepada kebutuhan perusahaan.
  4. Beberapa alasan perusahaan menggunakan jasa outsourcing sistem informasi adalah:
  5. Meningkatkan kinerja dan keunggulan perusahaan
  6. Mengurangi biaya operasional
  7. Mengurangu resiko kerugian.

Daftar Putaka

  1. O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc
  2. Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi.  Penerbit Andi Offset. Yogyakarta.
  3. Kurniawan, R.G. 2008. The Insourcing or Outsourcing Decision Process.
  4. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/ Outsourcing-TransactionCostAndInstitutionalTheories.pdf, Outsourcing Sistem Informasi : Menghubungkan Teori Biaya,  diakses 10 Juli 2010.
  5. www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/ MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing, diakses 10 Juli 2010
  6. www.ppm-manajemen.ac.id/PAPER%20OUTSOURCING%20final.doc, diakses 10 Juli 2010.
  7. www.total.or.id/info.php?kk=Outsourcing, Kesulitan Outsourcing di Indonesia. diakses 10 Juli 2010

Hello world!

Welcome to Student.mb.ipb.ac.id Blogs. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Student.mb.ipb.ac.id Blogs